Wirtschaftliche Klarheit für Ihr Büro – Wie erfolgreiches Kosten-Controlling die Rentabilität steigert

Landauf, landab kämpfen Planer mit der wachsenden Komplexität von Bauprojekten. Da verliert man schnell den Überblick zwischen Kosten und Planungshonoraren. Effizientes Kosten-Controlling ist in diesem dynamischen Umfeld ein entscheidender Faktor, mit dem Architekten und Ingenieure ihre wirtschaftliche Lage im Blick behalten und ihre Kosteneffizienz steigern können.

Der digitale Wandel macht auch vor der Baubranche nicht halt und bietet ganz neue Möglichkeiten hinsichtlich Flexibilität und Kreativität. Wo neue Möglichkeiten entstehen, sind jedoch neue Herausforderungen ebenfalls vorprogrammiert. Die Anforderungen an Architekten und Ingenieure, schnell auf Unwägbarkeiten und Änderungen zu reagieren, steigen zusehends. Zudem ergeben sich immer mehr Unwägbarkeiten, die sich letztlich auf die Wirtschaftlichkeit des gesamten Büros auswirken können: Wo Materialengpässe, Wetterkapriolen, explodierende Baupreise auf übervolle Auftragsbücher, fortschreitenden Fachkräftemangel und immer straffere Terminpläne treffen, wird Zeit zur Mangelware. Und wenn Zeit knapp ist, wird oft beim Controlling gespart, was sich wiederum negativ auf die Rentabilität, den Cashflow und die Investitionsmöglichkeiten des Planungsbüros auswirkt. Mit erfolgreichem Kosten-Controlling schaffen Büros wirtschaftliche Klarheit und dadurch neue Handlungsspielräume.

Controlling reduziert Komplexität in der Planung

Indem man die Einnahmen durch Honorare den prognostizierten Kosten gegenüberstellt, erhält man Erkenntnis über die eigene Wirtschaftlichkeit. Für ein fundiertes Gesamtbild gilt es dabei insbesondere folgende Fragen zu klären: Wann wird welche Rechnung gestellt? Was kostet welcher Mitarbeiter? Welcher Mitarbeiter arbeitet an welchem Projekt und wann ist er frei für ein neues? Wer fällt derzeit aus? Wer kann einspringen? Wer die Antworten griffbereit hat, kann im Rahmen der Controlling-Maßnahmen eine dynamische Ressourcen-Planung etablieren. Dann lassen sich beispielsweise die Zahlungen an Partner oder Subplaner in Abhängigkeit zu den Planungshonoraren aktualisieren. Dadurch fällt es leichter, Unwägbarkeiten auszugleichen. Legen beispielsweise Materialengpässe eine Baustelle still oder verhindert ein Genehmigungsverfahren den Baubeginn, können Ressourcen umverteilt werden und die Planung entsprechend angepasst werden.

Software als Schlüssel zum erfolgreichen Controlling

Erfolgreiches Controlling muss eine Vielzahl von Daten, wie Mitarbeiterzeiten, Leistungs- und Rechnungsstände konstant in Berechnungen einbinden. Das ist umfangreich und zeitintensiv, weshalb sich der Einsatz einer geeigneten Software empfiehlt. Viele Architekten und Ingenieure unterschätzen das Thema, weil es auf den ersten Blick Projekte nicht aktiv vorantreibt. Aber projektübergreifend lässt sich dadurch die Kosteneffizienz und letztlich die Leistungsfähigkeit des gesamten Büros steigern. Die PROJEKT PRO GmbH aus dem oberbayerischen Aschau verfügt über langjährige Erfahrung im Kosten-Controlling. Als Projektleiter von Hamburger Büros bei Projekten wie dem Bundesrat in Berlin, dem Elbpark Entenwerder oder dem Medienzentrum Rothenbaum stieß Gründer und Inhaber Harald Mair immer wieder auf die gleichen Herausforderungen: „Ich bin einfach verrückt geworden, wenn ich große Projekte hatte, aber nirgendwo den genauen Projektstand finden konnte – betriebswirtschaftlich und operativ.“ Mangels geeigneter Lösungen am Markt wurde er selbst aktiv und programmierte mit “PRO controlling” eine eigene Anwendung. Der Rest ist Geschichte: Seit nunmehr 30 Jahren entwickelt PROJEKT PRO Lösungen speziell für Planungsbüros, um diese unter anderem beim Controlling bestmöglich zu unterstützen.

Interview:

Hubert Deiniger, Landschaftsarchitekt und Experte für Controlling bei PROJEKT PRO, berät seit über 20 Jahren Planer zu diesem Thema.


Herr Deininger, als Landschaftsarchitekt konnten Sie in der Vergangenheit umfassende Erfahrung im Projekt-Controlling sammeln: Warum kann Kosten-Controlling nicht einfach mit einer Excel Tabelle gemacht werden?

Erstens ist eine Excel-Liste unglaublich fehleranfällig. Denken Sie Mal nur, wie schnell Sie sich vertippen oder versehentlich ein Feld löschen. Zweitens ist das wahnsinnig zeitintensiv. Sie sollten nicht alle Daten neu eingeben müssen, ganz zu schweige von den Formeln für die Berechnungen. Das kann doch eine Software für Sie erledigen. Eine gute Controlling-Software sollte von der Zeiterfassung bis zur Auftragsabwicklung alle Funktionen unterstützen, die Ihre Mitarbeiter benötigen. So werden die Daten für Ihr Controlling automatisiert im Hintergrund gesammelt und miteinander verknüpft.

Worauf sollte man Ihrer Meinung nach bei der Auswahl einer passenden Controlling-Software achten?

Einerseits sind der ganzheitliche Ansatz und die zentrale Datenhaltung wichtig. Die Basis im Kosten-Controlling ist aber, dass ich die Bürokosten auf den Stundensatz umrechne. Daher muss die Software eine agile Ermittlung des internen Projekt-Stundensatzes ermöglichen. Das bedeutet im Klartext: Wenn sich zum Beispiel Sachkosten, Lohnkosten oder Gemeinstundenanteile von Mitarbeitern ändern, muss das automatisiert in die Berechnung des Stundensatzes einfließen. Das nennen wir ein dynamisches Controlling.

Lohnt sich ein Kosten-Controlling auch für kleine Büros?

Natürlich! Auch wenn Sie nur drei, vier oder fünf Mitarbeiter führen, erhalten Sie im Kosten-Controlling die Klarheit über die Wirtschaftlichkeit Ihres Büros. Ich empfehle das auch jedem Selbstständigen! Das ist doch ein unternehmerisches Grundbedürfnis: Wissen zu wollen, ob man am Ende des Tages Gewinn oder Verlust macht.

Worauf sollten sich Planungsbüros bei der Einführung einer Controlling-Software einstellen?

Für Mitarbeiter ändert sich im Grunde nicht viel. Denn, alle Mitarbeiter leisten mit einer genauen Zeiterfassung einen großen Beitrag zu einem aktuellen Controlling, mit nur täglich wenigen Klicks. Am besten natürlich in nur einer ganzheitlichen Softwarelösung, die auch das Controlling unterstützt. Das gilt auch für Projektverantwortliche, die dort ihre Projektstände festhalten. Für die Büroleitung ergibt sich dann eine ganz neue Perspektive. Sie können die Wirtschaftlichkeit ihres Büros steuern und zukünftige Szenarien simulieren.